Politique de confidentialité

Introduction

Ovation Studio (ci-après « nous ») accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles. La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons vos données lorsque vous visitez notre site web ovation-studio.be ou faites appel à nos services.

Cette politique est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, règlement UE 2016/679) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Responsable du traitement

Ovation Studio
Rue Vandervelde 189
6110 Montigny-le-Tilleul, Belgique
BCE : 0793.643.508
Email : contact@ovation-studio.be
Téléphone : +32 456 94 38 10

Données collectées

Nous collectons les données suivantes :

Données fournies volontairement

• Formulaire de contact : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, nom d'entreprise, message
• Simulateur de devis et audit offert : vos réponses aux cinq questions, vos coordonnées et, si vous la donnez, l'adresse de votre site actuel
• Audit offert par Mario et Théo (pages Audit gratuit et QR code) : l'adresse de votre site et vos coordonnées
• Prise de rendez-vous : nom, email, date et heure souhaitées
• Assistant IA : messages échangés avec l’assistant du site, et les coordonnées que vous choisissez de lui confier
• Candidatures (Jobs) : nom, email, CV et lettre de motivation
• Messagerie WhatsApp : les messages que vous nous envoyez sur WhatsApp Business et nos réponses, votre numéro de téléphone et le nom de votre profil WhatsApp

Données collectées automatiquement

• Données de navigation : adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, pages visitées, durée de visite, source de trafic
• Cookies : identifiants de session, préférences de thème (clair/sombre), cookies de mesure d’audience (Google Analytics, Microsoft Clarity) et, si vous acceptez la publicité, identifiants publicitaires de Meta
• Navigation enregistrée : si vous acceptez la mesure d’audience, Microsoft Clarity enregistre votre navigation sur nos pages (mouvements de la souris, clics, défilement, pages vues, type d’appareil). Ce que vous tapez dans les champs n’est jamais enregistré, et la conversation avec l’assistant est masquée.
• Origine d'une demande : si vous nous envoyez une demande, d'où venait votre visite : le nom de la campagne, de l'annonce et le mot-clé recherché si vous arrivez par l'une de nos annonces, sinon le site d'où vous venez (moteur de recherche, réseau social, annuaire). Si vous acceptez la mesure d'audience ou la publicité, cette origine est gardée dans votre navigateur le temps de votre visite, 24 heures au plus. Si vous acceptez la publicité, l'identifiant du clic sur notre annonce (Google ou Meta) est gardé de la même façon et joint à votre demande.
• Protection contre les envois automatiques : le temps écoulé entre l'ouverture de la page et l'envoi d'un formulaire
• Preuve de votre choix sur les cookies : un identifiant tiré au hasard, l'heure, la version du texte du bandeau et vos choix, sans adresse IP ni autre donnée qui vous identifie

Finalités du traitement

Vos données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

• Gestion des demandes de contact : répondre à vos messages et demandes de devis (base légale : consentement et intérêt légitime)
• Estimation et audit offert : vous envoyer l'estimation de votre projet et l'audit gratuit de votre site actuel, puis en parler avec vous (base légale : consentement)
• Exécution des contrats : fournir les prestations commandées (base légale : exécution du contrat)
• Amélioration du site : analyser l'utilisation du site avec Google Analytics et Microsoft Clarity (enregistrements de navigation et cartes de chaleur), pour l'améliorer (base légale : consentement, donné par le bandeau cookies, case « Mesure d’audience »)
• Suivi de votre demande : après une demande, Mario vous appelle ou vous écrit, et la suit dans notre outil de gestion de la relation client, qui la reçoit directement du site. Sans réponse de votre part, nous vous recontactons trois fois au plus, puis nous arrêtons. Un simple « stop » arrête tout message (base légale : consentement, donné avec votre demande)
• Protection contre les envois automatiques : repérer les demandes probablement envoyées par un robot (formulaire rempli en quelques secondes, adresse e-mail jetable) : elles sont vérifiées par l'équipe et ne sont jamais signalées à Meta (base légale : intérêt légitime)
• Origine des demandes : savoir de quelle campagne, de quelle annonce et de quel mot-clé, ou de quel site, vient une demande, pour juger nos annonces et notre présence en ligne sur les demandes réellement reçues (base légale : intérêt légitime ; l'origine gardée dans votre navigateur et l'identifiant du clic sur une annonce, seulement avec votre consentement, donné par le bandeau cookies)
• Publicité sur Facebook et Instagram : mesurer l’efficacité de nos publicités Meta, les montrer à nouveau pendant 30 jours aux personnes qui ont visité notre site ou utilisé le simulateur, et ne plus les montrer pendant 90 jours aux personnes qui nous ont déjà envoyé une demande (base légale : consentement, donné par le bandeau cookies, case « Publicité »). Si vous avez accepté la publicité et que vous nous envoyez une demande (message, estimation, audit ou rendez-vous), notre serveur la signale aussi à Meta, avec votre adresse e-mail, votre téléphone et votre nom codés par un hachage, et une valeur estimée d’après le budget et le délai choisis, pour que Meta ne la compte qu’une fois. Nous ne transmettons à Meta ni vos réponses au simulateur, ni l’adresse de votre site, ni la suite donnée à votre demande (rendez-vous tenu, devis, contrat). Meta peut aussi montrer nos publicités aux personnes qui ont regardé nos vidéos ou réagi à notre page, avec les données qu’il détient déjà.
• Publicité sur Google : mesurer les demandes venues de nos annonces Google (base légale : consentement, case « Publicité »). Si vous avez accepté la publicité et que vous nous envoyez une demande, Google la reçoit avec votre adresse e-mail et votre téléphone codés par un hachage, pour la rattacher à nos annonces même si vous changez d’appareil.
• Suite de vos demandes : si vous avez accepté la publicité, nous signalons à Google et à Meta les étapes qui suivent votre demande (rendez-vous, devis envoyé, contrat signé et son montant), avec l’identifiant du clic sur notre annonce et vos coordonnées codées, pour savoir quelles annonces amènent de vrais clients (base légale : consentement, case « Publicité »).
• Messagerie WhatsApp : échanger avec vous sur WhatsApp et suivre vos demandes dans notre outil de gestion de la relation client (base légale : intérêt légitime à répondre à vos messages, et exécution du contrat)
• Communication commerciale : vous informer de nos services et actualités, uniquement avec votre consentement préalable (base légale : consentement)
• Obligations légales : respecter nos obligations comptables et fiscales (base légale : obligation légale)

Durée de conservation

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées :

• Données de contact : 3 ans après le dernier contact
• Données contractuelles : 10 ans après la fin du contrat (obligation légale comptable belge)
• Données de navigation : 13 mois maximum
• Enregistrements de navigation (Microsoft Clarity) : 30 jours ; quelques enregistrements gardés comme exemples, 9 mois au plus
• Identifiants publicitaires de Meta : 90 jours pour le cookie du pixel, renouvelé à chaque visite si vous avez accepté la publicité
• Audiences publicitaires chez Meta : 30 jours pour les visiteurs du site et du simulateur, 90 jours pour les personnes qui nous ont envoyé une demande (écartées de nos publicités)
• Preuve de vos choix sur les cookies : 3 ans
• Coordonnées gardées dans votre navigateur pour préremplir un rendez-vous : 30 minutes au plus, effacées à la réservation ou à la fermeture de l’onglet
• Origine de votre visite et identifiant du clic, gardés dans votre navigateur : 24 heures au plus, effacés à la fermeture de l’onglet ou dès que vous retirez votre accord. Joints à une demande, ils suivent la durée des données de contact.
• Messages WhatsApp : 3 ans après le dernier échange, comme les données de contact
• Conversations avec l’assistant IA : 30 jours. Une demande transmise à l’équipe suit ensuite la durée des données de contact.

Partage des données

Vos données personnelles ne sont jamais vendues à des tiers. Elles peuvent être partagées avec :

• Hébergement : o2switch (France, Union européenne), qui héberge le site et sa base de données, et Hetzner Online (Allemagne, Union européenne), qui héberge notre outil de gestion de la relation client
• Mesure d'audience et des annonces : Google Analytics, activé uniquement si vous acceptez la mesure d’audience, et Google Ads, uniquement si vous acceptez la mesure d’audience et la publicité
• Analyse de la navigation : Microsoft Ireland Operations Limited, pour Microsoft Clarity, activé uniquement si vous acceptez la mesure d’audience. Le site lui indique que la publicité n’est pas acceptée. Microsoft traite aussi ces données selon sa déclaration de confidentialité.
• Publicité et messagerie : Meta Platforms Ireland Limited, pour le pixel Meta et l’API Conversions (uniquement si vous acceptez la publicité), et pour WhatsApp Business, par lequel transitent nos échanges WhatsApp. Pour la collecte par le pixel et sa transmission à Meta, nous sommes responsables conjoints avec Meta (article 26 du RGPD), selon l’addendum de Meta ; Meta est seul responsable de ce qu’il en fait ensuite. Vous pouvez exercer vos droits auprès de nous ou de Meta.
• Assistant IA : OpenAI, qui génère les réponses de l’assistant à partir des messages que vous lui envoyez
• Rendez-vous : Google Calendar et Google Meet, pour la prise et la tenue des rendez-vous
• Autorités : si requis par la loi belge ou une décision de justice

Tous nos sous-traitants sont liés par des clauses contractuelles garantissant la protection de vos données conformément au RGPD.

Transferts hors UE

Certains de nos sous-traitants peuvent être établis en dehors de l'Union Européenne (notamment Google LLC, Meta Platforms, Inc. et Microsoft Corporation, États-Unis). Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission Européenne ou par le Data Privacy Framework UE-US.

Cookies

Qu'est-ce qu'un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre appareil lors de la visite d'un site web. Il permet de stocker des informations relatives à votre navigation.

Cookies utilisés

• Stockage nécessaire : votre choix sur les cookies, votre préférence d’animations et la conversation en cours avec l’assistant, gardés dans votre navigateur. Après une demande, vos coordonnées, et le projet préparé avec le simulateur ou l’audit, y restent aussi le temps de l’onglet, 30 minutes au plus, pour préremplir un rendez-vous ou le formulaire de contact : elles ne quittent pas votre appareil. Pas de consentement requis.
• Cookies de mesure : Google Analytics et Microsoft Clarity (cookies _clck et _clsk), déposés uniquement si vous acceptez la mesure d’audience. Ils mesurent la fréquentation du site et la façon dont les pages sont utilisées, sans publicité ciblée.
• Origine de votre visite : la campagne, l’annonce et le mot-clé, ou le site d’où vous venez, gardés dans votre navigateur le temps de l’onglet, 24 heures au plus, uniquement si vous acceptez la mesure d’audience ou la publicité, pour les joindre à une demande envoyée depuis une autre page. Avec la publicité, l’identifiant du clic sur notre annonce Google ou Meta est gardé de la même façon.
• Cookies publicitaires : pixel Meta (cookies _fbp et _fbc), déposé uniquement si vous acceptez la publicité, et Google Ads (cookies _gcl et repère _gcl_ls gardé dans le navigateur), déposé uniquement si vous acceptez la publicité et la mesure d’audience. Ils mesurent l’efficacité de nos publicités et permettent de les montrer aux personnes qui ont visité notre site.

Gestion des cookies

À votre première visite, un bandeau vous demande votre accord. « Accepter » vaut pour la mesure d’audience et la publicité ; « Choisir » vous permet d’accepter l’une sans l’autre ; « Refuser » n’en active aucune. Votre choix est gardé six mois, puis redemandé ; une preuve de ce choix est gardée sur notre serveur, sans donnée qui vous identifie. Vous pouvez le modifier à tout moment grâce au bouton « Gérer les cookies », en bas de chaque page : un refus supprime les cookies de mesure et de publicité déjà déposés. Les paramètres de votre navigateur permettent aussi de bloquer ou d’effacer les cookies.

Messagerie WhatsApp

Nous échangeons avec nos clients sur WhatsApp Business, au numéro +32 456 94 38 10. Nos conversations sont aussi enregistrées dans notre outil de gestion de la relation client, relié à WhatsApp par l’API officielle de Meta.

• Données reçues de Meta : vos messages et leurs pièces jointes (photos, documents, messages vocaux), votre numéro de téléphone, le nom de votre profil WhatsApp, et le nom sous lequel vous figurez dans le carnet de contacts de notre téléphone professionnel.
• Finalité : suivre vos demandes et nos échanges dans notre outil de gestion de la relation client.
• Durée de conservation : 3 ans après le dernier échange.
• Sous-traitant : Meta Platforms Ireland Limited, qui fournit WhatsApp Business et son API.

Vous pouvez demander la suppression de ces données à tout moment : la marche à suivre figure sur la page Suppression de vos données.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
• Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données (« droit à l'oubli »)
• Droit à la limitation : restreindre le traitement de vos données
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes
• Droit de retirer votre consentement : à tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur

Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@ovation-studio.be. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

Réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données n'est pas conforme au RGPD, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD) :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles, Belgique
Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be
Email : contact@apd-gba.be

Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé, altération, divulgation ou destruction. Ces mesures incluent le chiffrement SSL/TLS, la limitation des accès aux données et des sauvegardes régulières.

Modification de cette politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. La version en vigueur est celle publiée sur le site. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Dernière mise à jour : octobre 2026